ビジネスの場面でも生活する上でも、わかりやすく「伝える」ことは重要です。
でも、なかなか上手く伝えられないと、悩んでいる人もおおいはず。
人に何かを伝えるときにどのように話せばうまく伝えることができるのか？
また、伝え方が下手な人とわかりやすい人にはどのような違いがあるのか？
気になったので調べてみました。
ここでは
- 伝え方がうまくなる7つの切り口とは？
- 伝え方が下手な人とわかりやすい人との違いとは？
これらについてお伝えしますね。
相手にわかりやすい伝え方を学ぶことを通じて、コミュニケーションスキルを向上させましょう。
伝え方の上手い人は仕事だけでなく日常生活でも円滑にコミュニケーションをとることができます。
まわりとのコミュニケーションをより良いものにすることで人間関係を豊かにすることができれば素敵ですね。
伝え方が下手だと自分で思っている人も伝え方の上手い人へとステップアップするために、できることから始めてみましょう。
目次
伝え方が上手くなる話し方まとめ
伝え方が上手くなる話し方の７つのポイントを整理してみました。
POINT
- 何を伝えるのかを話す前に整理する
- 結論や最も伝えたいことから話す
- 5W1Hを意識する
- ポジティブなイメージを持つ
- 話すときの姿勢や態度にも気を配る
- 声や話し方を改善する
- 相手の立場になって話をする
伝え方が上手くなる話し方ポイント1・何を伝えるのかを話す前に整理する
ビジネスの場面でプレゼンや交渉をするときはもちろん知人との会話のときも、ただ漠然と話すのではなく
何を伝えたいのかを明確にしてから話す癖をつけましょう。
- 伝えたいことは何か
- 誰にそれを伝えたいのか
- 何のために伝えるのか
こういったことを考えてから話すと良いでしょう。
伝える内容・対象・目的を、具体的かつ簡潔に言葉にしてみましょう。
難しく考える必要はありませんよ。
たとえば、
「この企画の面白いところは〇〇なのだと伝えたい」
「それを上司に伝えて企画の魅力を理解してほしい」
というようなシンプルな言葉から始めてみましょう。
それが、あなたの話の「核」になります。
POINT
相手へ伝えるには
- 伝えたいことは何か
- 誰にそれを伝えたいのか
- 何のために伝えるのか
を明確にしよう
伝え方が上手くなる話し方ポイント2・ 結論や最も伝えたいことから話す
話し方が上手な人は、伝える内容だけでなく、構成にも配慮しています。
大切なのは、まず結論から話すということです。
「私は、〇〇という意見を持っています。なぜなら……」と伝えたいことのまとめから入り
具体的な理由や事例の紹介を続けます。
普段から、説明する前に「つまりはこういうことなんです」と端的に要約する練習をしておいた方がいいでしょう。
「ネタバレ」を嫌い、結論を引きのばそうとする人が多いのですが
ビジネスなど伝える力が問われるようなコミュニケーションの場では逆効果になります。
冒頭で自分の伝えたいことの「核」を端的に示した方がいいでしょう。
あれもこれもと盛り込むのはやめて
次のように言いたいことを絞りこんで整理するといいでしょう。
「この商品の魅力は三点にまとめられます。一つ目は……で、二つ目は……。そして三つ目は……です」
このように要点が何なのかを明示します。
また、長めのビジネストークやプレゼンなどでは
話の最後にもう一度結論を示すことで伝えたいことがよりいっそう明確になります。
ただ、伝えにくいことを話すときは、前置きを長めに取り結論を後ろに持っていくことが推奨されています。
このような場合は、相手を見て判断しましょう。
POINT
- 話すときは結論や要点から話す
- 普段から、言いたいことを端的に表現する練習をしておく
- 具体的な説明は、結論を述べた後で展開する
- 話が長くなる時は、結論→説明→結論と、結論で説明をサンドイッチする
- 言いにくいことを伝える場合は、結論を後ろに持っていく
伝え方が上手くなる話し方ポイント3・5W1Hを意識する
要点から話を始める場合、その後どう展開したら良いかわからないと思う人も多いでしょう。
自分の意見を説得力あるものにするため
また誤解や批判を回避するために
5W1Hを意識して具体的な情報を提示していきます。
- いつ
- どこで
- 誰が
- 何を
- なぜ
- どのように
この6つの要素を意識して話す習慣をつけることですね。
そうすると誰が聞いてもわかりやすい話し方に近づくことができますよ。
伝え方が上手くなる話し方ポイント4・ポジティブなイメージを持つ
さて、ポイントの４の說明をしますね。
今までの１～３のポイントは
- 何を伝えるのかを話す前に整理する
- 結論や最も伝えたいことから話す
- 5W1Hを意識する
でしたね。
1〜3をクリアできても、話し方上手にはなれそうもないと思う人もいるのでは？
たとえばあがり症だったり人と話すのが苦手だったり・・
いざとなったら、頭が真っ白になってしまって伝わったのか？と不安になったり
このように、コミュニケーションに不安を持っている人は少なくありません。
あの人說明は上手だな、わかりやすいなと思う人もほとんどが、悩んできたのですよ。
私も昔はそうでした。
５人ほどのグループで話すときでさえ
みんなの注目が自分に集まっているんだと意識してうまく話せずにいました。
ましてや結婚式のスピーチや大勢の前でのプレゼンなどは
前日から憂鬱になるくらい嫌いでした。
もちろん結果はさんざんです。
大勢の人の前で話すことが苦手な人に対する「聴衆をかぼちゃだと思いなさい」というアドバイスがありますが
この方法はあまり効果がなくて、少し無理がありますよね。
私はこれからお話しする２つの方法で、人前であがらず話せるようになりました。
深く呼吸をすること
まずは口からしっかり息をはいて・力を抜いて自然に息を吸う…これを数回繰り返します。
深呼吸を寝る前やお風呂に入った時・またはちょっとした隙間時間で意識的に取り入れてみてくださいね。
案外、自分の呼吸を意識してなかったことや深呼吸によって得られる心理的な変化に気づくこともありますよ。
ポジティブな自分の姿を想像すること
大勢の前で話す機会や緊張する相手と話す機会があるときは
事前にイメージトレーニングをしながら「話をする日が楽しみだな」と口に出すといいでしょう。
また、上手に話している憧れのモデルを自分と重ねあわせてみるといいですね。
身振り手振り、声の抑揚やリズムも観察して真似て見ることもいいですね。
YouTubeでは色んな講演会のプレゼンをしている動画も配信されてますので、モデリング探しをしてみるのもいいですね。
この２つの事を試して準備すると不安が減って
むしろチャレンジする自分のことに意味を見出して楽しみになる事もあるんです。
そうすれば、当日もその楽しみだという気持ちをできるだけ保つように、笑顔で話をしましょう。
話をするのが好きな人、得意な人のふるまいを真似ることで、苦手意識も薄れるはずです。
伝え方が上手くなる話し方ポイント5・ 話すときの姿勢や態度にも気を配る
伝え方が上手くなる話し方ポイント４では
ポジティブなイメージを持つためにためしてほしい３つのことをお伝えしました。
その内容とも関係するのですが
話すときの姿勢は、話す人の自信の度合いを測るバロメーターになります。
自信がある人は胸を張り背筋を伸ばして話します。
自信がない人は猫背だったりうつむき加減だったりしがちです。
また、話す内容が充実していて話の構成に問題がなくても
不真面目な態度の人の話は、真っ直ぐに聴き手に届かないですね。
まずは背筋を伸ばし、顔を上げて、話している相手の顔を見ましょう。
背すじを伸ばすトレーニングを紹介しますね。
背中シェイプヨガ☆ 猫背を解消し、気持ちも前向きになる！
これは、10分程度のヨガなので毎日でも続けられますよ。
【姿勢がよくなる！】体幹を使ったコアストレッチ
こちらは、体幹を鍛えて維持するトレーニングの動画です。
これも短いので毎日楽しく続けることができますね。
また、話しているときは、姿勢を正して相手を見ることで
聞いてくれる気持ちに感謝するマインドで向き合えるといいですね。
伝え方が上手くなる話し方ポイント6・ 声や話し方を改善する
話すことを上達させたいなら、発声や話し方の練習をすることは効果的です。
こればかりは実際に声を出して、話をしてみて、練習するしかありません。
おすすめは、２つあります。
- 本を朗読すること
- ボイスレコーダーやZOOMでで自分の声や表情を録音してみる
です。
これらのことについて以下に説明しますね。
本を朗読すること
抑揚をつけて、腹式呼吸をしながら大きな声で朗読します。
重要なところを強調したり
スピードを変えたりして
話すリズムをつかむ練習をしましょう。
言葉がすっと出てこないという人にもおすすめの方法です。
ボイスレコーダーなどで録音をして聞いてみる
ボイスレコーダーで録音して、次の点をチェックしてみましょう。
- 結論は先に言えているか？
- 核心は伝えられているか？
- まとめまでスムースか？
- 何分で話せているか？
- 声のリズムや抑揚はあるのか？など
最初は自分を声を聞くことに恥ずかしいやらで抵抗もあるかもしれません。
そもそも自分が普段聞いている声とは別人に感じてしまうので当然ですね。
でも、チャレンジ精神で聴く側になって自分を客観視してみてくださいね。
録音機能の便利なアプリ
自分の声や表情を客観視するために便利なアプリを紹介します。
PCM録音
ボイスレコーダーはスマホのアプリで簡単に入手できます。
こちらは、携帯のアプリの「PCM録音」です。
携帯のアプリなので気軽で、しかも簡単操作で女性でも使えますよ～
(画像はApp Storeプレビューより抜粋)
App StoreのPCM録音はこちらを参照してください。
App Store・PCM録音ボイスレコーダー
ZOOMアプリで録音
また、ZOOMアプリのレコーディング機能を使ったりすると
さらに、自分の表情までチェックできて便利ですね。
ズームのレコーディング機能を使うといいですね♫
ZOOM公式サイトはこちら
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html/
伝え方が上手くなる話し方ポイント7・ 相手の立場になって話をする
最後にお伝えしたいのは、相手の存在を意識して話すということです。
「この説明をするならこの具体例を挙げた方が、聞いている相手には馴染みがあるだろう」
誰かに何かを伝えようとして話をするときは、このような視点が不可欠です。
つまり、相手の側から自分の話し方をとらえ直す視点です。
今までの1〜6で説明してきたことは
- 何を伝えるのかを話す前に整理する
- 結論や最も伝えたいことから話す
- 5W1Hを意識する
- ポジティブなイメージを持つ
- 話すときの姿勢や態度にも気を配る
- 話すときの姿勢や態度にも気を配る
でしたね。
実は、これらは全て「相手の置かれている立場をイメージすること」が前提になっています。
- 伝えるべきことを明確にすること
- それを冒頭に示していくこと
この2点はそれが聞く人にとって、次に続く說明に対する
聞くための器つくりを助けることになります。
5W1Hを意識して話すのも同じ理由です。
姿勢や態度、声や話し方も、自分の話している先に相手がいることを意識することで変わるはずです。
話をするということは、自分のことを知ってもらう以上に相手のことを知る機会となり得ます。
伝え方が下手な人とわかりやすい人との違い
伝え方が下手な人は、総じて相手が見えていないことが多いのかもしれませんね。
- 情報量が多く何が伝えたいのかがわからない
- 何の話なのかも伝えず説明やデータの紹介から入ってしまう
- ボソボソと小さな声で話すので何を言っているかがわからない
これらの問題は、相手を理解し尊重しようとすることで、大きく改善することができます。
伝え方がわかりやすい人は、次のような特徴があります。
端的なフレーズがある
まず、端的なフレーズがあるということはどういうことでしょうか。
端的なフレーズとは、「回り道せずに要点をとらえた一言」のことです。
この一言を示すためにも要点が何なのかを明確にしなくてはいけませんね。
広告文や宣伝文に使われるキャッチフレーズを効果的に用いるなど、人の注意を引くように表現を工夫するといいですね。
また、根拠を挙げるときに具体的な数値を入れると説得力がアップします。
自分の言いたいことを整理することができる
これは、先に述べた「これだけは伝えよう。」という核を中心に枝や葉へと核の部分と関連づける流れがあることです。
筋道をたてて話す
話す目的があります。
自分はなんのために話をしているのか？を捉えておくことです。
- 説明
- 説得
- 人間関係を深める
- 楽しみや感動を与える
相手になるほどと、わからせることで報告することです。
依頼、忠告や叱りはここです。
相手との親しみの目的です。
公の場でのスピーチで結婚披露宴のスピーチなどですね。
聞き手にわかりやすく、物事の筋道をたてるといいですね。
地図のように、スタートからA地点からB地点と経てC地点を通過しゴールというような流れがあることです。
相手の反応を見て対応する
話の上手な人は話をした時に、相手の反応を見ます。
それを受けて自分の伝えたいことを発信していますね。
仮に大勢の人の前で話すときでも、一方通行にならず双方向的なコミュニケーションが成立していますね。
また、一気に伝えようとせず、相手の反応をみて相手が受け入れられる状態ではないならば
「これは次回に伝えることにしよう。」
という余裕も必要ですね。
話し方については、多くの方が学ぶ機会がないので、自分で練習していくことが大切ですね。
以下の動画を紹介します。
仕事ができない人の話し方TOP3をわかりやすく説明されています。
こちらは、【一瞬でバレる】仕事が出来ない人の話し方TOP3の動画です。
まとめ
伝え方が上手になる話し方のポイント
- 伝え方がうまくなる7つの切り口とは？
- 伝え方が下手な人とわかりやすい人との違いとは？
ついてお伝えしました。
必要な準備や練習をしておくことでコミュニケーションの基本的なスキルを身につけることができるはずです。
今から始められる習慣づくりもご紹介したので話すのが苦手だという方はさっそく実践してみましょう。
この記事は以下のサイトと書籍を参考にしました。
参考書籍
・話し方のコツ！相手に伝わる上手な4つの話し方
All Aboutのサイト
https://allabout.co.jp/gm/gc/291992/#3
・飯島晶子『毎日５分の朗読トレで身につく！
伝わる声の出し方・話し方』日本実業出版会、2008年
・金光サリイ『人前で話すのがラクになる！ 5つの魔法』
ダイヤモンド社、2011年
